INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14
DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 – GDPR
– INFORMATIVA SPECIFICA WHISTLEBLOWING –
Si informa che il Regolamento (UE) 2016/679 – “GDPR”, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito GDPR), prevede la tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati personali e, agli artt. 13 e 14, impone l’obbligo di informare l’interessato, in caso di raccolta diretta ed indiretta dei suoi dati, sugli elementi fondamentali del trattamento.
► TITOLARE DEL TRATTAMENTO E CONTATTO DEL DPO
Il Titolare del trattamento è CNA Emilia-Romagna
Il DPO (Data Protection Officer) incaricato, Dott.ssa Fulvia Montagnani, è contattabile al seguente indirizzo e-mail: email [email protected].
► BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali è necessario per adempiere ad un obbligo di legge al quale è soggetto il Titolare del trattamento, ai sensi del D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24. La base giuridica del trattamento è individuata dall’art. 6, par. 1, lettera c) del GDPR.
► TIPI DI DATI TRATTATI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I soggetti segnalanti possono appartenere al personale (e/o assimilati) di CNA Emilia-Romagna (dipendenti a tempo determinato o indeterminato, dirigenti – anche non dipendenti -, stagisti, tirocinanti, candidati all’assunzione), oppure possono essere procuratori e amministratori di CNA Emilia-Romagna, nonché membri degli organi sociali, o ancora collaboratori e/o consulenti, con qualsiasi tipologia di contratto o incarico, che agiscano per conto di CNA Emilia-Romagna
Le azioni di c.d. whistleblowing sono comunicazioni aventi ad oggetto la consapevolezza o il ragionevole e legittimo sospetto di condotte illecite, rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/01 e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del Modello commesse dal personale (e/o assimilati) di CNA Emilia-Romagna
I dati e le informazioni forniti dal segnalante al fine di comunicare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto con CNA Emilia-Romagna, commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con la Società medesima, vengono trattati al solo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
Poiché il segnalante potrebbe effettuare segnalazioni anche in forma anonima, si evidenzia che l’anonimato non potrà essere garantito nei seguenti casi tassativi:
• quando la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato (c.d. segnalazione in mala fede) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione ai sensi di legge;
• quando l’anonimato non sia opponibile per legge (ad esempio, indagini penali, ispezioni di organi di controllo);
• quando nella segnalazione vengano rilevati fatti e/o circostanze che rendano opportuna e/o doverosa la segnalazione all’Autorità Giudiziaria (ad esempio, reati di terrorismo, spionaggio, attentati, ecc.).
Ferme restando le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso e tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione (in primis, il Responsabile delle segnalazioni) sono tenuti a tutelarne la riservatezza.
► MODALITÀ DI EFFETTUAZIONE DELLE SEGNALAZIONI
Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili affinché il destinatario (ovvero il Responsabile delle segnalazioni) possa procedere (in autonomia e/o avvalendosi di altre Funzioni dell’organizzazione aziendale) alle dovute ed appropriate verifiche nonché a tutti gli accertamenti ritenuti utili o necessari a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati. Per la segnalazione può essere utilizzato il Modulo “Segnalazione illeciti e irregolarità Whistleblowing”.
La segnalazione deve contenere i seguenti elementi minimi:
• generalità del segnalante, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’organizzazione aziendale (è comunque possibile effettuare segnalazioni in forma anonima);
• chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione, ivi comprese, laddove note, le circostanze spazio/temporali dell’illecito o irregolarità;
• se conosciute, generalità o altri elementi che consentano di identificare il segnalato (ad esempio, la qualifica o il settore in cui svolge la propria attività);
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti segnalati;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dell’illecito/irregolarità segnalati.
► CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
Le segnalazioni devono essere trasmesse al Responsabile delle segnalazioni incaricato da CNA Emilia-Romagna tramite i seguenti canali tassativi:
• verbalmente mediante incontro in presenza, previo appuntamento telefonico al recapito dell’OdV: Studio Bartolini Lambertini Dott. Luca Lambertini Vicolo San Damiano, 3 40124 Bologna tel 0510301298
• tramite posta cartacea tradizionale, con la dicitura “riservato”, inviata presso lo Studio professionale dell’OdV: Studio Bartolini Lambertini Dott. Luca Lambertini Vicolo San Damiano, 3 40124 Bologna tel 0510301298
• tramite posta elettronica all’indirizzo e-mail [email protected], gestito direttamente dal Responsabile delle segnalazioni incaricato da CNA Emilia-Romagna (si raccomanda, in ogni caso, di non utilizzare la propria e-mail aziendale per le comunicazioni al suddetto indirizzo)
► CANALI DI SEGNALAZIONE ESTERNA
Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), mediante i canali resi disponibili da quest’ultima, se, al momento della presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
• non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna, ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dalla normativa vigente;
• la persona segnalante ha già effettuato una regolare segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
► MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI
I dati personali sono trattati dal Responsabile delle segnalazioni incaricato da CNA Emilia-Romagna nell’esecuzione dei propri compiti o comunque in relazione all’esercizio dei propri poteri, con particolare riferimento al compito di accertare eventuali illeciti denunciati ai sensi della normativa vigente sul Whistleblowing.
I dati personali raccolti potranno altresì essere trattati solo dal personale di Cna Emilia-Romagna che sia stato specificamente designato ed autorizzato ai sensi dell’art. 2 quaterdecies del D.Lgs. n. 101/2018 per coadiuvare l’attività del Responsabile delle segnalazioni, in ogni caso agendo sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo e con stringenti obblighi di riservatezza.
Il trattamento sarà effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici, con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti.
I dati forniti al momento dell’effettuazione delle segnalazioni saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti di tutti gli interessati, nel rispetto degli obblighi di riservatezza imposti dalla normativa sulla Privacy e dalla legge sul Whistleblowing.
Oltre alla tutela della riservatezza, non sono consentiti atti di ritorsione o discriminazioni, dirette o indirette, nei confronti del soggetto segnalante per motivi in qualsiasi modo collegati alla segnalazione, a prescindere dalla fondatezza o infondatezza/rilevanza o irrilevanza della stessa, purché effettuata in buona fede.
► COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE
I dati e le informazioni relativi alle segnalazioni Whistleblowing potranno essere comunicati ai soli soggetti coinvolti nell’istruttoria (Responsabile delle segnalazioni ed eventuali soggetti designati ai sensi dell’art. 2 quaterdecies del Codice Privacy); i dati potranno essere portati a conoscenza anche delle strutture, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, che svolgono, per conto del Titolare, compiti tecnici e di supporto. In nessun caso i dati saranno oggetto di diffusione.
► PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati relativi alle segnalazioni vengono conservati e mantenuti per tutto il tempo necessario in adempimento alla procedura di gestione delle segnalazioni e, successivamente, conservati agli atti per un periodo massimo di cinque anni dalla conclusione di ogni singolo procedimento.
► DIRITTI DEGLI INTERESSATI
Gli interessati hanno il diritto di ottenere da CNA Emilia-Romagna, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del GDPR).
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, hanno il diritto di proporre reclamo, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).
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